Covid-19 - Abrechnung Kurzarbeit - Vorgehen

Abrechnung der Kurzarbeit - Formulare

Zur Abrechnung der Kurzarbeit stehen zwei Formulare zur Verfügung, einerseits das detaillierte Formular, welches bis anhin für die Abrechnung gültig war und neu ein vereinfachtes Formular, welches speziell für die heutige Situation geschaffen wurde:

Formular (neu)
Formular (ursprünglich)

Der wesentliche Unterschied zwischen diesen zwei Formularen liegt darin, dass das neue mit Durchschnittswerten rechnet, das alte zeigt die Entschädigung pro Mitarbeitende und stimmt in jedem Fall mit den einzelnen Lohnabrechnungen überein. Im neuen Formular kann es zu Abweichungen zwischen der Abrechnung und den einzelnen Lohnabrechnungen kommen.
Leisten alle Mitarbeiter ungefähr gleichviel Kurzarbeit kann mit dem neuen Formular vereinfacht abgerechnet werden. Die Differenzen sollten nicht allzu signifikant sein.
Besteht bei Ihnen ein grosses Lohngefälle und stark verschiedene Prozente an Kurzarbeit, ist das alte Formular unter Umständen vorteilhafter. Vor allem wenn Mitarbeiter mit hohen Löhnen weniger Ist Stunden vorweisen als die Mitarbeiter mit tiefen Löhnen. Umgekehrt ist die Abrechnung mit Durchschnittswerten besser.

Beachten Sie aber, dass einige Kantone (z.B. Zürich) die alten Formulare nicht mehr akzeptieren

Abrechnung der Kurzarbeit - Datenbasis

Für die Deklaration der Ausfallstunden benötigen Sie den Bruttolohn der betroffenen Mitarbeitenden, die Sollstunden sowie die Ausfallstunden. Wie bereits früher erwähnt, muss für die Kurzarbeit eine Zeiterfassung / Zeitkontrolle geführt werden. Ohne diese besteht kein Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung. Daraus ist ersichtlich, wie viele Stunden an welchem Tag jeder Mitarbeitende gearbeitet hat resp. wie viele Stunden an welchen Tagen ausgefallen sind und damit entschädigt werden müssen.

Diese Aufzeichnungen erstellen Sie am besten in beiliegender Exceltabelle mit folgenden Angaben (Spalten A bis J), dies für alle Kurzarbeit berechtigten Mitarbeitenden. Für die weiteren Monate kann die Aufstellung ins nächste Register kopiert werden.

A: fortlaufende Nummerierung
B: Name des Mitarbeitenden
C: Vorname des Mitarbeitenden
D: AHV Nummer
E: Monatslohn umgerechnet ohne 13. Monatslohn (Jahreslohn : 12 bzw. 13)
F: Sollstunden in der Periode (Wochenenden nicht berücksichtigen / Ferien, Feiertage und unbezahlter Urlaub berücksichtigen)
G: Monatslohn inkl. Faktor -> Dieses ist auf das Abrechnungsformular „Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung“ (Zeile 27) zu übertragen
H: SOLL-Stunden in der Periode (Feiertage nicht mitzählen)
I: übrige Absenzen wie Ferien, Militär, Krankheit, Unfall etc. (diese Absenzen berechtigen nicht für den Bezug einer Kurzarbeitsentschädigung und gehen zu Lasten Arbeitgeber)
J: IST-Stunden (gearbeitete Stunden)
K: Ausfallstunden (Spalte F - G - H = I)
L: Ausfallstunden in Prozent (Formel = Spalte I : Spalte F x 100)

Nicht von der Kurzarbeit betroffene Mitarbeitende müssen nicht aufgeführt werden. Dazu gehören folgende:

wer keine ALV bezahlt (Rentner)
wer in gekündigtem Arbeitsverhältnis ist
mit nicht bestimmbaren Sollstunden (Abruf, grosse Schwankungen)
wer nicht der Kurzarbeit zustimmt.

Abrechnung der Kurzarbeit - Formulare

Einreichen der Abrechnung

Die Abrechnung muss bis spätestens drei Monate nach Abschluss einer Periode eingereicht werden, die März Abrechnung muss also bis 30. Juni 2020 eingesandt sein. Sollten Einsprachen hängig sein, wird diese Frist nicht erstreckt, also auch bei hängigen Verfahren die Abrechnung einreichen.

Arbeitgeberähnliche Angestellte

Die Kurzarbeitsentschädigung für arbeitgeberähnliche Angestellte ist auf CHF 4'150 limitiert. Meist wird der Inhaber jetzt auch mehr arbeiten als seine Mitarbeitenden, somit weniger Ausfallstunden ausweisen. Da im COVID-19 Formular mit dem Durchschnitt gerechnet wird und nicht mit dem effektiven Ausfall, kann es sich unter Umständen lohnen, den Inhaber nicht einzubeziehen. Ein tiefer Lohn und wenig Ausfallstunden drücken den Durchschnitt. Damit der arbeitgeberähnliche Angestellte nicht eingeschlossen werden muss, kann er die Zustimmung zur Kurzarbeit ablehnen.

Beilage zur Abrechnung

Mit der Abrechnung muss ein Beleg der betrieblichen Sollstunden eingereicht werden. Dies kann ein Personalreglement oder Muster eines Arbeitsvertrages sein.

Für die wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden und die Lohnsumme kann folgendes EXCEL eingereicht werden.
Als Stundenrapport können Sie folgendes EXCEL verwenden.

Kontrollieren Sie in jedem Fall die Website der Arbeitslosenkasse, bei der Sie die Abrechnung einreichen. Unter Umständen werden dort noch zusätzliche Unterlagen verlangt.

Ferien während der Kurzarbeit

Ferien richten sich nach dem Obligationenrecht, Einzel- oder Gesamtarbeitsvertrag und werden durch die Kurzarbeit nicht tangiert / verändert. Entgegen früheren Verlautbarungen stellt sich heute das SECO auf den Standpunkt, dass der volle Lohn für die Ferienzeit geschuldet ist. Der Ferienbezug ist ein Anspruch aus dem Arbeitsvertrag. Während dieser Zeit weist der Mitarbeitende keine gekürzte Arbeitszeit auf.

Auch wenn für die Ferienzeit der Lohn zu Lasten des Arbeitgebers geht, sollten nicht alle Ferienbezüge auf die Zeit danach verschoben werden. Ist wieder Arbeit vorhanden, müssten auch die Mitarbeitenden wieder an der Arbeit und nicht in den Ferien sein.

Unbezahlter Urlaub

Während dem unbezahlten Urlaub ruhen Rechte und Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, dieser hat demzufolge keinen Einfluss auf die Kurzarbeitsberechnung.

Mehrstunden / Überzeit

Mehrstunden oder Überzeit, welche vor der Kurzarbeit angefallen sind, werden eingefroren und bleiben bis zum Ende der Kurzarbeit bestehen.

Vor-/Nachholzeiten

Die Vor- oder Nachholzeiten müssen in die Sollstundenberechnung einbezogen werden. Sie werden laufend entschädigt sofern sie in dieser Zeit anfallen. Bei Kompensation dieser Vorholzeiten in einer Periode müssen sie von den Sollstunden abgezogen werden.

Zwischenbeschäftigung

Dauert die Phase der Kurzarbeit mehr als einen Monat, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine Zwischenbeschäftigung zu suchen, dies im Sinne der Schadensminderung. Allerdings ist auch in der heutigen Situation die Zustimmung des Hauptarbeitgebers notwendig. Dieser kann die Zustimmung aber nur verweigern, wenn der Mitarbeitende seinen arbeitsvertraglichen Verpflichtungen nicht mehr nachkommen kann. Bei ungerechtfertigter Verweigerung kann die Kurzarbeitsentschädigung verweigert werden. Der Zwischenverdienst muss dem Arbeitgeber gemeldet werden. Dieser informiert die Arbeitslosenkasse.

Arbeitgeber, welche Mitarbeitende im Zwischenverdienst anstellen, müssen das entsprechende Formular monatlich ausfüllen.

Vermittelt der Hauptarbeitgeber direkt seine Mitarbeitenden an einen anderen Betrieb, welcher diese im Sinne eines Zwischenverdienstes anstellt, kann dies als bewilligungspflichtiger Personalverleih angesehen werden. Besser wäre, wenn der Mitarbeitende direkt mit dem neuen Arbeitgeber einen Vertrag abschliesst.

Neueintretende Mitarbeitende

Bei rechtsgültig unterzeichnetem Arbeitsvertrag werden diese vom ersten Arbeitstag an gleich wie die anderen Mitarbeitenden behandelt und erhalten ebenfalls vom ersten Tag an Kurzarbeitsentschädigung. Auch diese Mitarbeitenden müssen sofort bei allen Versicherungen angemeldet werden.

Meist wird zu Beginn des Arbeitsverhältnisses eine Probezeit vereinbart. Durch die Kurzarbeit wird ein neuer Mitarbeitender jedoch nur reduziert arbeiten können. Verlängert sich deshalb die Probezeit? Art. 335b Abs. 3 OR lautet:

„Bei einer effektiven Verkürzung der Probezeit infolge Krankheit, Unfall oder Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht erfolgt eine entsprechende Verlängerung der Probezeit.“

Die Formulierung in diesem Absatz ist abschliessend. Es ist deshalb davon auszugehen, dass Kurzarbeit kein Grund für die Verlängerung einer Probezeit ist. Allerdings besteht hier noch kein Gerichtsentscheid.

Bevorschussung Löhne

Die Arbeitslosenkasse, mit der die Kurzarbeitsentschädigung abgerechnet wird, kann die Löhne bei Li-quiditätsengpässen bevorschussen. Ein Antrag ist an die Arbeitslosenkasse zu richten. In jedem Fall muss aber der Arbeitgeber den Lohn zum üblichen Zeitpunkt dem Mitarbeitenden auszahlen.

Berufs- und Nichtberufsunfall Versicherung

Beim Homeoffice ist die Unterscheidung zwischen einem betrieblichen und nichtbetrieblichen Unfall unter Umständen schwierig. Dies betrifft vor allem Mitarbeitende mit weniger als 8 Wochenstunden welche nur für Betriebsunfall versichert sind.

Der Mitarbeitende ist in der Wohnung auf dem Weg zum Arbeitsplatz und rutscht auf der Treppe aus = Betriebsunfall. Der Mitarbeitende eilt zur Haustür um die private Post entgegenzunehmen = Nichtbetriebsunfall.

Grenzgänger

Mitarbeitende, welche zu 100% in der Schweiz arbeiten jedoch in der EU oder EFTA wohnhaft sind, unterstehen versicherungsrechtlich den Schweizer Gesetzen und Vorschriften. Verrichtet dieser Arbeitnehmer jedoch mehr als 25% seiner Arbeit an seinem Wohnsitz (z.B. bei Home-Office) müssen sämtliche Sozialabgaben im Wohnsitzstaat geleistet werden. Bei einem Mitarbeitenden mit 60% Pensum genügen also 15% Home Office (weniger als ein Arbeitstag) um die sozialversicherungsrechtliche Unterstellung zu ändern.

COVID-Überbrückungskredit

Zur Liquiditätssicherung hat der Bundesrat den Betrag von inzwischen CHF 40 Mia. gesprochen. Unternehmen können Kredite bis zu 10% ihres letztjährigen Umsatzes anfordern. Der Antrag ist an die Bank zu richten, mit der man bereits zusammenarbeitet.

Bis zum Betrag von CHF 500'000 ist der Kredit zinsfrei und wird zu 100% durch den Bund garantiert. Für höhere Kredite wird ein Zins belastet und der Bund garantiert 85%. Die restlichen 15% sind das Risiko der Banken. Der COVID-Überbrückungskredit ist bis zum 31.07.2020 zu beantragen!

Kredite bis CHF 500'000 werden in der Regel innert kürzester Zeit gewährt und ausbezahlt. Höhere Summen unterliegen einer Prüfung durch die kreditgebende Bank.

Antragsformular
Teilnehmende Banken

Informationen zur monatlichen Lohnverarbeitung

Für die monatliche Lohnverarbeitung ist folgendes zu berücksichtigen:

Die Basis für die Sozialbeiträge (AHV/IV/EO/ALV, UVG und KTG) ist der Normalllohn, nicht die effektiv abgerechnete Kurzarbeitsentschädigung. Dies bedeutet das im Schadenfall keine Kürzung der Taggelder erfolgt!
Die BVG-Beiträge werden unverändert abgezogen (12 Monatsbeiträge)
Anstelle des üblichen Monatslohnes wird (für jene Mitarbeiter, die der Kurzarbeit unterliegen) die KAE (Kurzarbeitsentschädigung) gemäss effektivem Anteil Kurzarbeit abgerechnet (80% des Normallohnes). Bei zBsp. 70% Kurzarbeit, werden die restlichen 30% ohne Kürzung vom Arbeitgeber als Lohn abgerechnet.
Sollte sich der Arbeitgeber dazu entschliessen, die Kurzarbeitsentschädigung auf 100% auszugleichen so ist sicherzustellen, dass sämtliche Mitarbeiter inkl. Mitarbeiter in arbeitgeberähnlicher Stellung gleichbehandelt werden.
Für weitere Informationen zur Lohnverarbeitung nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf. Gerne dürfen Sie uns die Lohnabrechnungen jeweils zur Kontrolle zustellen!

Als Kurzarbeit bezeichnet man die vorübergehende Reduzierung oder vollständige Einstellung der Arbeit in einem Betrieb. Hier erfahren Sie, was Sie als Arbeitnehmerin, als Arbeitnehmer wissen sollten